دنیای اطلاعات و راهکارهای مدیریت صحیح

طبقه بندی اطلاعات

به طور عمومی اطلاعات را از دو جنبه کلی مورد تقسیم بندی قرار داده اند که بر این اساس اطلاعات از لحاظ ساختاری و دیگری از لحاظ معنایی دارای مفاهیم و ابعاد گسترده تری هستند. از جنبه ساختاری؛ اطلاعات، مستقل از جنبه‌های معنایی آن مطرح می‌شود و ممکن است برحسب ایستایی یا پویایی آن ارزیابی شود. زمانی‌که اطلاعات به ‌صورت بسته‌ای تغییرناپذیر درنظر گرفته شود از نوع ایستاست؛ مانند اطلاعاتی که در کتاب، تصویر، صفحه فشرده و مانند آن ضبط و نگهداری می‌شود. هرگاه اطلاعات در جریان کنش یا تعامل، دستخوش حک و اصلاح، تحلیل، یا پردازش گردد از نوع پویاست. نوع اول را فرآورده و نوع دوم را فرایند می‌خوانند.

اطلاعات در طبقه فرآورده ها یا فرآیند ها

اطلاعات زمانی به‌عنوان فرآورده در نظر گرفته می شود که آن را کالا تلقی کنیم و نظیر هر فرآورده‌ای قابلیت تولید، ذخیره‌سازی، و انتقال دارد و به تبع آن می‌تواند آفریده شود، رشد یابد، و از میان برود. این نوع اطلاعات معمولاً قالب‌پذیر است یعنی می‌توان آن را به‌صورت کتاب، تصویر، صوت، و مانند آن درآورد و نگاه داشت. آن چه تداول عام از آن به‌عنوان اطلاعات یاد می‌کند، ناظر بر این نوع اطلاعات است. اطلاعات از این دیدگاه، گرچه “فرآورده” است، می‌تواند به تناسب هدف در هر “فرایندی” قرار گیرد.

در حالت دیگر که اطلاعات به‌ عنوان فرایند تلقی می شوند، اندکی متفاوت و پیچیده تر است، زیرا فرایند بودن را از دو دیدگاه مدّ نظر قرار می‌دهد: در دیدگاه نخست اطلاعات به تناسب زمان و مکان تغییر می‌کند. به بیان دیگر، پدیده‌ای ممکن است در زمان یا مکانی اطلاعات باشد و همان پدیده در زمان یا مکان دیگری فاقد ارزش اطلاعاتی باشد و نتوان به آن اطلاعات اطلاق کرد. این نوع نگرش، در واقع، وجه معناشناختی اطلاعات را مدّ نظر دارد. اما براساس دیدگاه دوم اطلاعات ذاتاً جوهره فرایندی دارد و چیزی جز فرایند نیست؛ و بنابراین، ماهیتاً پویاست. آنچه از لحاظ ساختاری ایستاست در دو سوی این فرایند قرار می‌گیرد که سوی آغازین آن داده و سوی انجامین آن دانش است. آنچه قالب‌پذیر است نه اطلاعات، که داده یا دانش است. داده‌ها به‌عنوان مواد خام اطلاعات و دانش به‌عنوان صورت سازماندار و هدفمند مجموعه‌ای از اطلاعات هستند.

جنبه مفهومی اطلاعات

اما علاوه بر جنبه ساختاری، اطلاعات از جنبه مفهومی نیز قابل بررسی هستند. بر این اساس  دو نگرش را می‌توان درباب مفهوم اطلاعات شناسایی کرد، که یکی اِسنادی و دیگری کارکردی است. اِسنادگرایان اطلاعات را ویژگی کلیه عناصر و نظام‌ها می‌دانند، یعنی این خصیصه را به وجود آنها نسبت می‌دهند؛ درحالی‌که کارکردگرایان اطلاعات را فقط با عملکرد نظام‌ها مرتبط می‌دانند.

اطلاعات در جهان امروز، به اندازه دیگر نیازهای اصلی پر اهمیت و حیاتی تلقی می شوند و هر فرد از آغاز روز خود تا پایان آن، با بخش زیادی از داده های مختلف در تماس است. این اطلاعات حیطه گسترده ای دارند و افراد به تبع شغل، موقعیت اجتماعی، جنسیت، سن و … به بخشی از آن نیاز پیدا می کنند. صرف نظر از آن اطلاعاتی که به طور دائمی به ذهن سپرده می شوند و به طریق ذهنی و شفاهی قابل مبادله هستند، بخش زیادی از اطلاعات در قالب های مختلف نظیر متن، صدا، فیلم، نرم افزارها، اسناد و مدارک و … به طور روزمره مورد استفاده قرار می گیرند.

اهمیت حفاظت و پشتیبانی

برخی از این اطلاعات جنبه کاربردی و شخصی و بخشی جنبه حیاتی و امنیتی دارند و از این رو نیاز به داشتن فضایی مطمئن و همیشگی با قابلیت های متنوعی چون دسترسی مناسب، حفاظت و پشتیبانی و … برای همه دارندگان انبوه اطلاعات ضروری است. سخت افزارها به لحاظ محدودیت هایی که دارند شاید نتوانند گزینه مناسب و کافی برای مدیریت اطلاعات باشند. برای افرادی که با حجم بالایی از اطلاعات و به صورت دائمی سروکار دارند، جا به جا کردن سخت افزار ها و سرورها کار راحتی نیست. در حالی که امروزه به مدد توسعه اینترنت جهانی و شبکه های عظیم ارتباطی، اکتفا به سخت افزارها برای ذخیره و بهره برداری از اطلاعات معقولانه و منطقی به نظر نمی رسد، پایگاه ها و سایت هایی راه اندازی شده اند که امکان نگهداری و مدیریت این اطلاعات، اشتراک گذاری با دیگران، مدیریت از راه دور بدون نیاز به سخت افزارهای انحصاری و … را فراهم کرده اند و به این ترتیب مدیریت اطلاعات آسان تر و ایمن تر خواهد شد.

مدیریت اطلاعات و فایل ها در وب

این راهکار می تواند مدیریت بر پایه وب را فراهم کند تا استفاده کنندگان بتوانند بدون حضور در یک فضای واحد، به داده های مشخص دسترسی پیدا کنند، همکاری گروهی داشته باشند، بخشی از اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و دیگر مواردی که همه در راستای مدیریت زمان و منابع صورت می گیرد.

اما برای استفاده از چنین امکانی باید چه کرد و نخستین قدم برای حرکت به سوی مدیریت صحیح اطلاعات بر اساس امکانات مدرن چیست؟

از آن جایی که این امکان تماماً بر پایه وب است و برای کار به یک وب سایت نیاز دارد، شما باید یک وب سایت با بهترین خدمات را پس از بررسی خدمات و ضروریات مورد نیاز خود انتخاب کرده باشید. وب سایت هایی که خدمات نگهداری و مدیریت فایل ها و اطلاعات را برای شما انجام می دهند از نظر اعتبار، کیفیت و تنوع خدمات با هم متفاوت اند و از این رو شما تعیین کننده سطح بهره مندی از این امکانات هستید.

مهم ترین ویژگی های یک وب سایت نگهداری و اشتراک اطلاعات

در ادامه به چندین ویژگی مهم و اساسی که در انتخاب وب سایتی با این موضوع به شما کمک می کنند، اشاره می کنیم؛

پشتیبانی خوب؛ یکی از مهم ترین و اساسی ترین ویژگی هایی است که می توان برای یک وب سایت مدیریت و نگهداری فایل و اطلاعات تعریف کرد. تیم پشتیبانی باید در همه ساعات پاسخگوی سوالات و ابهامات کاربران باشد و در صورت بروز نقص فنی، اخلال در خدمات رسانی، قطع سرویس و … به سرعت مشکل را بر طرف و یا حتی در صورت آسیب به اطلاعات جبران خسارت کند. راهنمایی های تیم پشتیبانی به کاربران در نحوه استفاده از وب سایت کمک می کند و مدیریت اطلاعات را راحت تر می کند. پشتیبانی به شما کمک می کند نحوه کار با سیستم، بارگزاری و طبقه بندی فایل ها، تهیه لینک دانلود، همکاری گروهی و … را به درستی آموخته و انجام دهید.

فضای کافی؛ برای آن دسته از افرادی که با فایل های پر حجم سرو کار دارند، اهمیت زیادی دارد. شاید سخت افزارهای در دسترس قابلیت نگهداری این حجم از اطلاعات را نداشته باشند و علاوه بر آن برای اشتراک، بارگزاری و دریافت چندباره آن ها زمان و هزینه زیادی را بطلبد. از این رو وجود فضایی که ضمن نگهداری این فایل ها، بتواند امکان دانلود مکرر را برای کاربران فراهم کند. بالا بودن ظرفیت نگهداری از جهت حجم و زمان یک امتیاز مثبت برای این گونه وبسایت ها به شمار می رود و در انتخاب باید مورد توجه قرار بگیرد.

اهمیت حریم خصوصی برای کاربران

حفظ حریم خصوصی برای بسیاری از کاربران پر اهمیت و ارزشمند است و اگر محتوای فایل ها و اطلاعات جنبه محرمانه و خصوصی داشته باشند، این اهمیت چند برابر می شود. محیطی که از این نظر امنیت نداشته باشد، حتی در صورت ارائه فضایی با حجم زیاد و زمان نگهداری طولانی باز هم نمی تواند کارایی داشته باشد و بیم انتشار اطلاعات و یا دسترسی افراد غیر مجاز به آن ها، سبب می شود تا افراد از استفاده از وبسایت های نگهداری و اشتراک اطلاعات خودداری کنند. از این رو بهتر است پیش از ذخیره اطلاعات در این وب سایت، از نظر امنیت حریم خصوصی ابعاد مختلف مورد بررسی قرار بگیرند. در همکاری های گروهی بر روی فایل های محرمانه و … مدیریت سطح دسترسی باید در دست مدیر گروه باشد و دیگران نتوانند به اطلاعات و فایل ها آسیب بزنند و این امکان باید پیش تر در وب سایت ارزیابی شود.

دیگر نکته حائز اهمیت در انتخاب یک وب سایت مناسب برای بارگزاری و نگهداری فایل و اطلاعات، امکان بازیابی فایل هایی است که به هر دلیل حذف می شوند. ممکن است فرد اشتباهاً فایل های خود را پاک کند ولی دوباره به آن ها نیاز پیدا کند. در این صورت لازم است تا وب سایت یک زمان معین را به عنوان فرصت بازیابی اطلاعات در نظر بگیرد.

برخی ویژگی های تخصصی تر مانند قابلیت آپلود فایل از طریق مرورگر، url و ایمیل نیز از جمله امکانات تخصصی برخی سایت هاست که می تواند برای گزینش وبسایت مناسب کمک کننده باشد. اگر از جمله افرادی هستنید که مدیریت یک وبسایت یا کانال را بر عهده دارید و به طور مکرر فایل هایی را با علاقمندان و همراهان خود به اشتراک می گذارید، لازم است آرشیو کامل و امنی از آن اطلاعات درا ختیارتان باشد و اگر برای این آرشیو فضای کافی در اختیار ندارید، می توانید از وبسایت استفاده کنید.

پارسااسپیس؛ یک انتخاب حرفه ای

پارسا اسپیس، در این زمینه به عنوان یکی از وبسایت های حرفه ای و با قابلیت های گسترده می تواند انتخاب مطمئنی باشد که ضمن برخورداری از مدرن ترین قابلیت های لازم برای فعالیت کاربران، از سطح بالای امنیت و پشتیبانی برخوردار است و از این جهت می تواند انتخاب مطمئنی برای کاربران باشد تا بتوانند اطلاعات خود را با امنیت خاطر محفوظ داشته و از ابزارهای فراهم شده برای اشتراک، تغییر، انتقال و … اطلاعات و فایل های خود بهره ببرند.

۲۲