مقالات

ابزارهای مدرن ارتباطی، کلید موفقیت در دنیای فناوری

ارتباط موثر با توسعه گستره دانش

ارتباط فرآیندی است سازمان یافته که طی آن افراد پیامی را در قالب علائم مشخص به یکدیگر منتقل می کنند. در شکل گیری ارتباط چندین بخش کلیدی وجود دارد که شامل منبع پیام، محیط انتقال پیام، محتوای پیام، کانال انتقال و گیرنده پیام است. شکل گیری ارتباط مثبت و دو سویه، اولین گام برای بهبود زندگی اجتماعی است. زندگی اجتماعی ضرورت اجتناب ناپذیر دنیای امروز است چون انسان ها برای تأمین ساده ترین نیازهای خود به هم وابسته اند. این نیازها در گذشته به دلیل محدودیت آگاهی با چند ارتباط چهره به چهره و فیزیکی برطرف می شد اما امروز ابعاد جدیدی از دانش و امکانات به روی بشر گشوده شده و از این رو نیازهایش فراتر از چند فرد محدود در اطراف خودش خواهد بود. انسان امروز نیازمند آن است که برای تأمین اسباب زندگی، تفریح و آرامشش از دامنه گسترده ای از امکانات بهره مند شود و شرط لازم برای این بهره مندی، شناخت و آگاهی است.

ابزارهای ارتباطی؛ ضرورتی انکار ناپذیر

فردی را تصور کنید که صبح امروز از خواب بیدار می شود؛ او برای اطلاع از وضعیت آب و هوا به ناچار به تلویزیون یا رادیو یا ابزارهای دیگر مراجعه می کند. اگر سفری را در پیش داشته باشد، باید بهترین مسیر و وسیله نقلیه را بشناسد و اگر قصد دارد به پزشک مراجعه کند برای اطلاع از ساعات مراجعه و نوع پزشک و میزان شهرت و تبحر او، چاره ای جز مراجعه به ابزارهای ارتباطی اعم از تلفن و رایانه و اینترنت ندارد.

حال که متوجه شدیم در دنیای امروز هیچ فردی نمی تواند از استفاده از ابزارهای ارتباطی بی نیاز باشد، بهتر است بدانیم کدام ابزارهای ارتباطی برای رفع نیازهای ما مفیدتر و موثرترند. به بیان بهتر، وقتی در طول روز با انبوهی از ابزارهای ارتباطی اعم از سخت و افزار و نرم افزار رو به رو هستیم، شناخت ابزار متناسب با هر نیاز، یک مهارت است که اگر چه به طور رسمی به ما آموخته نمی شود، اما نیازش را احساس می کنیم.

نقاشی، گفتار، خط و نوشتار، پست، تلفن، رادیو، تلویزیون، اینترنت، ماهواره و… به عنوان ابزارهایی که در طول زمان اختراع شده اند هر کدام کارکردی منحصر به فرد دارند. در این بین اینترنت را تنها نمی توان یک ابزار در نظر گرفت بلکه در ذیل آن گستره عظیمی از شبکه ها و فضاهای اطلاعاتی و ارتباطی شکل گرفته است که می تواند بخش زیادی از نیازهای جامعه هدف را پوشش دهد و حتی گاهی می تواند جایگزین آن ها شود.

شناخت پیام و مخاطب لازمه برقراری ارتباط

برای شکل گیری یک ارتباط قوی و موثر بیش از آن که نیازمند استفاده از ابزارهای پیچیده و فرآینده های عجیب و غریب باشیم، لازم است شناخت صحیحی از مخاطب، نیاز او و محتوای پیام خود داشته باشیم. این نیاز بسته به جایگاه ما و مخاطبمان متغیر است و باید بدانیم که قرار است چه اطلاعاتی را در قالب یک پیام رد و بدل کنیم تا ارتباط به شکل مفید خود صورت گرفته باشد.

آموزش، تعلیم و تربیت، توسعه علم، تجارت و کسب و کار، حمل و نقل و هر نوع فعالیت دیگر که مردم در طول روز با آن سر و کار دارند حداقل نیازمند یک و گاهی چند ابزار ارتباطی است. برای تعلیم یک کودک ۷ ساله لازم است تا ابزارهای مختلفی از جمله کتاب، تخته، لوحه آموزشی، فیلم آموزشی، نقاشی و تصویر و مواردی مانند این به کار رود و در این زمینه تلفن همراه یا رادیو نمی تواند ابزار کارآمدی باشد.

در دنیای گسترده تجارت که با گسترش تکنولوژی بر مبنای ارتباطات استوار است، سهم عمده موفقیت به آن گروهی تعلق دارد که بتوانند فنون مارکتینگ و بازاریابی را با بهترین ابزارهای ارتباطی به خوبی پیاده کنند و خدمات جامع تر و جذاب تری را به مشتریان خود ارائه دهد.

بدیهی است در دنیای امروز و با به روز رسانی ابزارهای ارتباطی بسیاری از ابزارهای قدیمی منسوخ شده اند و دیگر کمتر کسی از تلگراف یا نقاشی برای انتقال پیام خود استفاده می کند. این در حالی است که استفاده از ابزارهای جدید به دانش نیاز دارد و لازم است افراد مهارت های خود را برای بهره مندی از شاخه های متنوع تکنولوژی های ارتباطی تقویت کنند.

ارتباطی موثر داشته باشید

ایجاد یک ارتباط موثر علاوه بر ابزارهای مناسب و توانایی استفاده از آن ها نیازمند توجه به مواردی است که می تواند در کیفیت انتقال پیام تاثیر گذار باشد. دیدن و شنیدن مخاطب، خواسته و نیاز او یک اصل حائز اهمیت است تا پیامی که در اختیار او قرار می گیرد منطبق بر نیازش باشد و او به دلیلی نظیر میل شخصی، ضرورت کاری یا تحصیلی مجبور باشد از این پیام استفاده کند. مطالعه و گفت و گو کردن با مخاطب می تواند این امکان را برای فرستنده پیام تسهیل کند. علاوه بر این کمک گرفتن از مهارت های ارتباطی غیر کلامی که می تواند عواطف را تحت تاثیر قرار دهد نباید مورد غفلت واقع شود. ارسال پیام باید با درک درستی از اصول ارتباطی همراه باشد و مذاکره برای بهبود این امر، یک ضرورت غیر قابل حذف است. بازخوردها را  نباید دست کم گرفت. هر بازخورد از سوی مخاطب مسیر بعدی ما را تعیین می کند و به ما می گوید در مرحله بعد از چه ابزاری استفاده کنیم و چگونه قدم برداریم. اگر بر سر ضرورت پیام، کانال ارتباطی، ابزار، نحوه تعامل و … دچار کشمکش شدید سعی کنید پیروز این میدان باشید تا با اقناع طرف مقابل او را برای ادامه ارتباط و انتقال پیام تشویق کرده باشید.

شاخص های یک ابزار ارتباطی مناسب

برای انتخاب یک ابزار ارتباطی باید به چند شاخص اصلی توجه کنیم تا در انتقال پیام و یا دریافت آن دچار مشکل نشویم:

  • در دسترس بودن یک رکن مهم در انتخاب ابزار برقراری ارتباط است. اگر فکر می کنیم اغلب مخاطبان ما که به دنبال انتقال یک خبر یا پیام به آن ها هستیم، به اینترنت دسترسی ندارند، انتخاب یک ابزار مبتنی بر وب مثل ایمیل نمی تواند انتخاب درستی باشد. مخاطبان باید بتوانند به راحتی به ابزار دسترسی داشته باشند.
  • زیرساخت های ابزار باید با نوع پیام متناسب باشند یعنی نمی توان حجم بالایی از اطلاعات آموزشی را از طریق تلفن به فراگیران ارائه داد بلکه بر اساس کارکرد پیام که می تواند آموزشی، تبلیغاتی، اطلاع رسانی و … باشد و همین طور بر اساس نوع محتوا که می تواند متن، صوت، تصویر، فیلم یا … باشد نیاز است تا ابزار مناسب انتخاب شود، ابزاری که می تواند محتوای مد نظر را پشتیابی کند.
  • هزینه ای که ابزار ارتباطی بر گیرنده و فرستنده تحمیل می کند، عامل دیگری است که در زمینه انتخاب ابزارهای ارتباطی حائز اهمیت است. بدون شک ابزاری که بسیار گران بها باشد، نمی تواند برای یک ارتباط کارآمد باشد چون حتی اگر فرستنده به آن دسترسی داشته باشد، نمی توان مطمئن بود مخاطبان می توانند آن ابزار را تهیه کنند.
  • دیگر شاخصی که در هنگام انتخاب ابزارهای ارتباطی باید مد نظر قرار بگیرد، سرعت و کیفیت ابزار ارتباطی است. بسیاری از ابزارهای قدیمی مانند تلگراف به دلیل نداشتن کیفیت و سرعت پایین امروزه به طور کامل منسوخ شده اند و حتی ابزارهای جدید هم بر اساس نیازهای روز دائماً در حال نوآوری و ارتقای کیفیت خود هستند تا بتوانند با ابزارهای جدید رقابت کنند.
  • در ابزار ارتباطی باید جذابیت وجود داشته باشد و بتواند نگاه مخاطب را به خود معطوف کند. مطالب یکنواخت و طولانی را باید در قالب ابزارهای مختلف و به اشکال متنوع به مخاطب ارائه داد تا بتواند همه پیام را با کیفیت دلخواه مان دریافت کند و از ادامه آن سرباز نزند.
  • ابزار ارتباطی باید از امنیت کافی برخوردار باشد و بتواند پیام را با رعایت دقت و امانت به مخاطب برساند. ابزاری که نتواند در انتقال پیام و یا موضوعات مشترک میان طرفین امانت داری را رعایت کند و نگرانی انتشار اطلاعات خصوصی در آن وجود داشته باشد، نا امن بوده و به تدریج مشتریان و طرفداران خود را از دست می دهد.

مهارت استفاده از ابزارهای ارتباطی

برای آن که بتوانیم از ابزارهای مناسب برای منظور خود بهره مند شویم، اولین قدم آن است که بدانیم هر ابزار چگونه کار می کند و به چه بستری نیاز دارد. به عنوان مثال برای استفاده از تلفن به دستگاه گوشی، خط تلفن و شبکه مخابراتی آن نیازمندیم و برای آن که یک ایمیل ارسال کنیم لازم است یک سخت افزار مانند رایانه، شبکه اینترنت و یک حساب کاربری ایمیل داشته باشیم. این اطلاعات برای فردی که تصمیم دارد از طریق یک ابزار پیام خود را منتقل کند ضروری است چون در صورت عدم آگاهی نمی تواند از ابزار به درستی استفاده کند. در اغلب ابزارهایی که مبتنی بر شبکه اینترنت کار می کنند علاوه بر نیاز به یک سخت افزار مانند رایانه، گوشی موبایل یا تبلت و همچنین شبکه اینترنت، یک حساب کاربری نیاز است تا فرد با استفاده از آن، اطلاعات مورد نظر را با جامعه مورد نظر خود به اشتراک بگذارد. امروزه در میان شبکه های ارتباطی علاوه بر تلویزیون و پیامک، ابزارهای ارتباطی مبتنی بر وب، مشتریان فراوانی دارند و شبکه گسترده ای از اطلاعات و پیام ها ایجاد کرده اند که از آن طریق هزاران پیام مبادله می شود و انسان را از بسیاری ارتباطات فیزیکی و ابزارهای سنتی بی نیاز کرده است. مدارس، دانشگاه ها، سازمان های دولتی و خصوصی، مراکز بهداشتی و درمانی، بانک ها و حتی مجموعه های اجتماعی و فرهنگی این روزها بیشترین فعالیت خود را با استفاده از ابزارهای الکترونیکی ارتباطات انجام می دهند و این ابزارها هم روز به روز بدنه خود را برای جلب توجه مردم، تواناتر می کنند.

مراقبت های لازم برای استفاده از ابزارهای ارتباطی

اما در کنار همه مزایایی که ابزارهای مدرن ارتباطی را جالب، مفید و وسوسه انگیز جلوه می دهد باید دانست که استفاده نادرست از این ابزارهای می تواند عواقب سنگینی را به همراه داشته باشد و برای فرد مشکلات و هزینه هایی را تحمیل کند. در صورتی که ابزارهای ارتباطی باعث شود حریم خصوصی افراد مورد تعدی و تعرض قرار بگیرد و یا برای آرامش خاطر مخاطب مزاحمت ایجاد کند، علاوه بر از بین رفتن حس تعامل و اعتماد، آن فرد می تواند نسبت به حقوق از دست رفته خود معترض شود. از این رو در هنگام استفاده از ابزارهای ارتباطی نباید از این نکته غافل شد که مخاطب تا چه اندازه تمایل دارد پیام را دریافت کند و چه مقدار بعد از آن را مزاحمت تلقی می کند. شناخت این مرز می تواند دنیای ارتباطات را با چالش کمتری مواجه کند و افراد بتوانند به طور بهینه از امکاناتی که برایشان فراهم شده، بهره گیرند.

به مطلب بالا نظر دهید

avatar
  اطلاع رسانی از  
اطلاع از